Excel propose plus de 500 fonctions. Dans la plupart des bureaux, douze d’entre elles suffisent — et ce sont précisément ces douze qui font échouer étonnamment souvent les analyses. Cet article les présente, explique à quoi elles servent et pointe les erreurs typiques.
1. SOMME.SI.ENS plutôt que SOMME.SI
Tout le monde connaît SOMME.SI. Le hic : elle ne vérifie qu’une seule condition. Dès que vous avez besoin du « chiffre d’affaires du client X au trimestre 2 », elle ne suffit plus. SOMME.SI.ENS (avec ENS à la fin) accepte un nombre quelconque de paires critère/plage. Prenez tout de suite l’habitude d’utiliser SOMME.SI.ENS — elle fonctionne aussi avec une seule condition. Il en va de même pour NB.SI.ENS et MOYENNE.SI.ENS.
2. RECHERCHEX — et pourquoi RECHERCHEV doit partir à la retraite
RECHERCHEV présente trois défauts de conception : elle ne cherche que vers la droite, le numéro de colonne se détraque dès qu’on insère une colonne, et sans le quatrième paramètre FAUX, elle renvoie silencieusement des résultats erronés.
RECHERCHEX résout ces trois problèmes. Elle cherche dans les deux sens, travaille avec des plages plutôt qu’avec des numéros, effectue par défaut une recherche exacte et dispose d’un paramètre intégré pour « non trouvé ». Si vous disposez d’une version récente d’Excel, plus rien ne justifie RECHERCHEV. Seuls les fichiers partagés avec des versions plus anciennes justifient encore de recourir à INDEX combiné à EQUIV, le choix le plus sûr dans ce cas.
3. SIERREUR — à utiliser avec parcimonie
SIERREUR permet d’obtenir des tableaux propres en remplaçant #N/A et #DIV/0! par un affichage de votre choix. C’est justement là que réside le danger : elle masque aussi des erreurs que vous devriez voir. Ne l’utilisez qu’une fois que vous avez compris pourquoi une erreur survient — pas simplement pour vous en débarrasser.
4. JOINDRE.TEXTE et CONCAT
Pour assembler des adresses, des identifiants ou des formules de politesse. JOINDRE.TEXTE accepte un séparateur et ignore les cellules vides si vous le souhaitez — ce qui évite la traditionnelle chaîne d’esperluettes avec espaces doubles et virgules qui traînent.
5. GAUCHE, DROITE, STXT et NBCAR
Les outils pour découper du texte. Cas classique : séparer le NPA et la localité dans « 8306 Wangen-Brüttisellen ». Dans les versions récentes, TEXTAVANT et TEXTAPRES vous déchargent d’une grande partie de ce travail. Pour les tâches ponctuelles, le remplissage instantané (Ctrl+E) est en outre souvent plus rapide que n’importe quelle formule.
6. SI — mais pas imbriquée sept fois de suite
Les formules SI imbriquées sont la raison la plus fréquente pour laquelle personne ne veut toucher à un fichier hérité. Dès trois niveaux, passez à SI.CONDITIONS ou à SI.MULTIPLE. Dès cinq niveaux, la logique doit migrer vers une petite table de correspondance que vous interrogez avec RECHERCHEX. C’est lisible, maintenable et vérifiable.
7. UNIQUE, FILTRE et TRI
Les fonctions matricielles dynamiques sont la plus grande simplification de ces dernières années et restent étonnamment peu connues. UNIQUE extrait une liste sans doublons, FILTRE renvoie toutes les lignes correspondant à une condition, TRI trie le résultat — le tout sans colonne auxiliaire, sans copier-coller, et mis à jour automatiquement. Qui maîtrise ces trois fonctions n’a souvent plus besoin de tableau croisé dynamique pour ses analyses.
8. Le tableau croisé dynamique
Ce n’est pas une fonction, mais c’est l’outil le plus important de tous. Trois règles font la différence :
- Les données source doivent être propres : une ligne d’en-tête, aucune cellule fusionnée, aucune ligne vide, une ligne par enregistrement.
- Mettez la source sous forme de tableau (Ctrl+T). La plage du tableau croisé dynamique s’agrandit alors automatiquement.
- Les segments (slicers) transforment un tableau croisé dynamique en outil d’analyse que vos collègues peuvent eux aussi utiliser.
9. Mise en forme conditionnelle avec formule
La plupart des personnes connaissent les règles standard. L’utilité véritable réside dans l’option « Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué ». Elle permet de mettre en évidence des lignes entières en fonction d’une valeur dans une seule colonne — par exemple toutes les lignes dont la date d’échéance est dépassée. La maîtrise consciente des références absolues et relatives est ici essentielle.
10. Validation des données
Le moyen le plus économique qu’offre Excel pour éviter les erreurs. Des listes déroulantes plutôt qu’une saisie libre évitent de retrouver « Zürich », « zürich » et « ZH » dans la même colonne. Cela porte ses fruits au plus tard lors de la première analyse.
11. Fonctions de date : AUJOURDHUI, DATEDIF, NB.JOURS.OUVRES
Pour les délais, l’âge, les dates de résiliation et la planification de projets. NB.JOURS.OUVRES.INTL exclut les week-ends et une liste de jours fériés personnalisée — utile, car les jours fériés suisses varient selon les cantons et Excel ne les connaît pas.
12. ARRONDI — et la différence avec l’affichage
L’erreur de débutant la plus coûteuse dans les tableaux financiers : régler le format de cellule sur deux décimales et croire que cela arrondit la valeur. Excel continue de calculer avec la valeur complète. Il en résulte dans les totaux des écarts de centimes que personne ne parvient à expliquer. Si vous voulez un arrondi commercial, la fonction ARRONDI doit figurer dans la formule.
Ce que vous pouvez vous épargner
Deux habitudes répandues coûtent plus qu’elles ne rapportent :
Les cellules fusionnées. Elles ont l’air soignées, mais cassent ensuite le tri, les filtres, les tableaux croisés dynamiques et la plupart des formules. Utilisez plutôt « Centrer sur plusieurs colonnes ».
Les nombres au format texte. Les données importées arrivent souvent au format texte, reconnaissable à l’alignement à gauche par défaut et au petit triangle vert. De telles valeurs sont silencieusement ignorées par SOMME. La vérification prend dix secondes, la recherche de l’erreur une heure.
Et qu’en est-il de Copilot ?
Copilot dans Excel crée des formules, génère des graphiques et des tableaux croisés dynamiques et répond à des questions sur les données. Il ne remplace toutefois pas la compréhension — il l’accélère. Qui ne sait pas ce que fait un tableau croisé dynamique ne peut pas non plus juger si le résultat est correct. Et Copilot a des conditions préalables bien concrètes : le fichier doit être au format .xlsx, les options de calcul doivent être réglées sur Automatique, et si votre organisation impose l’extraction (checkout) dans SharePoint, il ne fonctionne pas du tout.
Les douze fonctions ci-dessus restent donc pertinentes — vous les écrirez peut-être simplement plus vite à l’avenir.
Où l’apprendre
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