Excel kann über 500 Funktionen. In den meisten Büros werden davon zwölf gebraucht — und an genau diesen zwölf scheitern erstaunlich viele Auswertungen. Dieser Beitrag nennt sie, erklärt, wofür sie da sind, und benennt die typischen Fehler.
1. SUMMEWENNS statt SUMMEWENN
SUMMEWENN kennt jeder. Der Haken: Es prüft nur eine Bedingung. Sobald Sie „Umsatz von Kunde X im Quartal 2“ brauchen, hilft es nicht mehr. SUMMEWENNS (mit S am Ende) nimmt beliebig viele Kriterienpaare. Gewöhnen Sie sich SUMMEWENNS gleich an — es funktioniert auch mit einer einzigen Bedingung. Dasselbe gilt für ZÄHLENWENNS und MITTELWERTWENNS.
2. XVERWEIS — und warum SVERWEIS in Rente gehört
SVERWEIS hat drei Konstruktionsfehler: Es sucht nur nach rechts, die Spaltennummer bricht beim Einfügen einer Spalte, und ohne den vierten Parameter FALSCH liefert es lautlos falsche Ergebnisse.
XVERWEIS löst alle drei. Es sucht in beide Richtungen, arbeitet mit Bereichen statt mit Nummern, hat standardmässig exakte Suche und einen eingebauten Parameter für „nicht gefunden“. Wenn Sie eine aktuelle Excel-Version haben, gibt es keinen Grund mehr für SVERWEIS. Nur in Dateien, die mit älteren Versionen geteilt werden, bleibt INDEX kombiniert mit VERGLEICH die sichere Wahl.
3. WENNFEHLER — sparsam eingesetzt
WENNFEHLER macht Tabellen sauber, indem es #NV und #DIV/0! durch eine eigene Anzeige ersetzt. Genau darin liegt die Gefahr: Es versteckt auch Fehler, die Sie sehen sollten. Setzen Sie es erst ein, wenn Sie verstanden haben, warum ein Fehler auftritt — nicht, um ihn loszuwerden.
4. TEXTVERKETTEN und TEXTKETTE
Für das Zusammensetzen von Adressen, Kennungen oder Anreden. TEXTVERKETTEN nimmt ein Trennzeichen und überspringt auf Wunsch leere Zellen — das erspart die typische Kette aus kaufmännischen Und-Zeichen mit doppelten Leerschlägen und hängenden Kommas.
5. LINKS, RECHTS, TEIL und LÄNGE
Die Werkzeuge zum Zerlegen von Text. Klassischer Fall: Aus „8306 Wangen-Brüttisellen“ sollen Postleitzahl und Ort getrennt werden. In neueren Versionen nimmt Ihnen TEXTVOR und TEXTNACH einen grossen Teil dieser Arbeit ab. Für Einmalaufgaben ist ausserdem Blitzvorschau (Strg+E) oft schneller als jede Formel.
6. WENN — aber bitte nicht siebenfach verschachtelt
Verschachtelte WENN-Formeln sind der häufigste Grund, warum niemand eine geerbte Datei anfassen will. Ab drei Ebenen greifen Sie zu WENNS oder ERSTERWERT. Ab fünf Ebenen gehört die Logik in eine kleine Zuordnungstabelle, die Sie mit XVERWEIS abfragen. Das ist lesbar, wartbar und lässt sich prüfen.
7. EINDEUTIG, FILTER und SORTIEREN
Die dynamischen Matrixfunktionen sind die grösste Erleichterung der letzten Jahre und immer noch erstaunlich wenig bekannt. EINDEUTIG zieht eine Liste ohne Duplikate, FILTER gibt alle Zeilen zurück, die einer Bedingung entsprechen, SORTIEREN sortiert das Ergebnis — alles ohne Hilfsspalten, ohne Kopieren, und automatisch aktualisiert. Wer diese drei beherrscht, braucht für viele Auswertungen keine Pivot-Tabelle mehr.
8. Die Pivot-Tabelle
Keine Funktion, aber das wichtigste Werkzeug überhaupt. Drei Regeln, die den Unterschied machen:
- Die Quelldaten müssen sauber sein: eine Kopfzeile, keine verbundenen Zellen, keine Leerzeilen, eine Zeile pro Datensatz.
- Formatieren Sie die Quelle als Tabelle (Strg+T). Dann wächst der Pivot-Bereich automatisch mit.
- Datenschnitte (Slicer) machen aus einer Pivot-Tabelle ein Auswertungswerkzeug, das auch Kolleginnen und Kollegen bedienen können.
9. Bedingte Formatierung mit Formel
Die Standardregeln kennen die meisten. Der eigentliche Nutzen liegt in der Option „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen“. Damit markieren Sie ganze Zeilen abhängig von einem Wert in einer einzigen Spalte — etwa alle Zeilen, deren Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit liegt. Wichtig ist dabei der bewusste Umgang mit absoluten und relativen Bezügen.
10. Datenüberprüfung
Die günstigste Fehlervermeidung, die Excel anbietet. Dropdown-Listen statt freier Texteingabe verhindern, dass in derselben Spalte „Zürich“, „zürich“ und „ZH“ landen. Spätestens beim ersten Auswerten zahlt sich das aus.
11. Datumsfunktionen: HEUTE, DATEDIF, NETTOARBEITSTAGE
Für Fristen, Alter, Kündigungstermine und Projektplanung. NETTOARBEITSTAGE.INTL rechnet Wochenenden und eine eigene Feiertagsliste heraus — nützlich, weil Schweizer Feiertage kantonal unterschiedlich sind und Excel sie nicht kennt.
12. RUNDEN — und der Unterschied zur Anzeige
Der teuerste Anfängerfehler in Finanztabellen: Die Zellformatierung auf zwei Nachkommastellen zu setzen und zu glauben, damit sei gerundet. Excel rechnet weiter mit dem vollen Wert. In Summen entstehen so Rappenabweichungen, die niemand erklären kann. Wenn Sie kaufmännisch runden wollen, gehört RUNDEN in die Formel.
Was Sie sich sparen können
Zwei verbreitete Gewohnheiten kosten mehr, als sie bringen:
Verbundene Zellen. Sie sehen ordentlich aus und brechen anschliessend Sortierung, Filter, Pivot-Tabellen und die meisten Formeln. Verwenden Sie stattdessen „Über Auswahl zentrieren“.
Zahlen als Text. Importierte Daten kommen häufig als Text an, erkennbar am linksbündigen Standardausrichtung und am kleinen grünen Dreieck. Solche Werte werden von SUMME lautlos ignoriert. Die Prüfung dauert zehn Sekunden, das Suchen des Fehlers eine Stunde.
Und was ist mit Copilot?
Copilot in Excel erstellt Formeln, legt Diagramme und Pivot-Tabellen an und beantwortet Fragen zu den Daten. Er ersetzt das Verständnis aber nicht — er beschleunigt es. Wer nicht weiss, was eine Pivot-Tabelle tut, kann auch nicht beurteilen, ob das Ergebnis stimmt. Und Copilot hat handfeste Vorbedingungen: Die Datei muss als .xlsx vorliegen, die Berechnungsoptionen müssen auf Automatisch stehen, und wenn Ihre Organisation das Auschecken in SharePoint erzwingt, arbeitet er gar nicht.
Die zwölf Funktionen oben bleiben also relevant — nur schreiben Sie sie künftig vielleicht schneller.
Wo Sie das lernen
In unseren Excel-Kursen arbeiten Sie an Ihren eigenen Fragestellungen statt an konstruierten Beispieldateien. Grundlagen, Aufbau, Pivot und Power Query — als Klassenraumtraining in Wangen-Brüttisellen oder als Online Live Training aus der ganzen Schweiz.
